Jag har sedan 17,5 år skrivit ”kontaktrapporter” (mötesanteckningar) vid 97% av alla affärsmöten jag ansvarat för. Det har varit mycket värdefullt, och kan likställas med den journalföring man jobbar med inom sjukvården. Följsamhet är A och O. Det gäller att ha koll på läget: dåtid – nutid – framtid. Under ett av mina längre uppdrag (sju år) skrev jag kontaktrapporter vid i princip alla möten som genomfördes, stort som litet. Det var en av anledningarna till att vi jobbade så länge friktionsfritt tillsammans. Det blev tydligt vad som beslutats och exakt vad som skulle göras. Antalet möten var många – missförstånden och konflikterna få. Om ens några. Det finns flera skäl till att summera möten. Ni sparar tid, pengar och energi. Ni minimerar antalet missförstånd. Ni har roligare tillsammans. Det är också lättare att styra skeppet i rätt riktning om ni seglat fel i endast två dagar istället för två månader.

En lögn är en lögn – och en intressant erfarenhet

Vid ett större konsultuppdrag för en tid sedan hade jag stor nytta av kontaktrapporter. Jag skulle vid tillfället även samarbeta med en extern resurs, Klas Knas, en person som far med osanningar mot mig och kollegorna. Ett flertal värdefulla och uppskattade möten med bl.a. VD och representanter för koncernledningen ägde rum. Även konsulten Klas Knas deltog vid några tillfällen. Eftersom jag summerade samtliga möten och skickade ut denna dokumentation på remiss till mötesdeltagarna var det 100% glasklart vad som skulle göras, av vem och på vilket sätt – med roller, resurser och ansvarsfördelningar. Alla mötesdeltagare fick möjlighet att kommentera och justera. Avtal tecknades med dokumentationen som underlag.

Trots detta så frångick Klas Knas stora delar av avtalet och valde en helt egen väg i utförandet och hävdade motsatser i olika sakfrågor – vilket var rena lögner. Klas Knas gick från mycket sympatisk till en arrogant person i jakten på sin valda sanning, en vuxen man som skriker och beter sig. Jag fick såklart ”rätt” eftersom jag hade koll på läget med korrekt dokumentation och avtal på min hand. Detta oönskade beteende skapade dock stor irritation och förvirring internt, vilket kostade företaget mycket pengar och tog värdefull tid från uppdraget

Vad en kontaktrapport ska innehålla – 9 konkreta tips

1. Skicka en agenda i god tid före mötet, med syfte, mål och frågeställningar.
2. Skapa en mall för hantering av hur ni dokumenterar möten. Då kan alla mötesdeltagare axla manteln som sekreterare.
3. Formulera dig kort. Högst en A4-sida, möjligtvis två sidor om det är nödvändigt att få med viktig information. Blir det för mycket text orkar ingen läsa och då faller själva poängen. Många medarbetare sitter i möten hela dagarna, vilket gör det än viktigare att formulera dig precist.
4. När mötet startar nämner du att anteckningarna skickas ut till deltagarna och att du vill ha kommentarer, förslag på justeringar och/eller accept på innehållet. En del personer kan komma att ha åsikten att det inte gäller dem och att de återkopplar i mån av tid. Även detta behöver du hantera när mötet startar.
5. Kontaktrapporten bör/ska innehålla datum, namn på mötesdeltagare, roller, agenda, syfte, mål, budget, beslut, nästa steg och vem som gör vad när. Dokumentera även vilka resurser som finns att tillgå, kontaktytor, viktiga vägval och vilka personer som kanske hade särskiljande uppfattningar i sakfrågor. Flytta ”överblivet” material till projektdokument istället.
6. Ta inte med allt. Våga välja bort. Att skriva långt är inte ett problem.
7. Skicka kontaktrapporten helst samma dag, senast efterföljande dag eftersom mötesdeltagarna då fortfarande har det rimligt färskt i minnet. Vi glömmer fort. Be om återkoppling inom exempelvis 24 timmar. Utebliven respons är det samma som accept på innehållet.
8. Skicka dina anteckningar som en pdf-fil, alternativt som delat dokument. Du kan även jobba i ett crm-system eller något digitalt verktyg. Det finns massa smarta och användbara system idag. Check it out.
9. Å ena sidan känns det proffsigare om innehållet är helt rättstavat vilket är min absoluta utgångspunkt, å andra sidan skriver inte alla människor dagligen och en del personer är dyslektiker. Med det sagt – det är bättre att dokumentet kommer iväg än att det blir ”perfekt” med en levereras efter tre månader 🧐.

En viktig del i detta arbete är att få snabb framdrift i projektet så att ni tillsammans kan skapa mycket värde för medarbetare, kunder och leverantörer. Alla mötesdeltagare är inte 100% koncentrerade hela tiden, därför är mötesanteckningar världsklass. Inte ibland, utan alltid. Jobba på detta sätt återkommande över tid, med tydlighet och specificitet. Då kommer resultaten.

Slutligen – många möten tenderar att bli långa, brutalt seriösa och tråkiga. Blä 😮. Lägg in humor lite här och där. Roliga övningar som ger energi. Hopp och lek. Uppskattas inte av alla – men av de flesta.

Lycka till och ha en fantastisk dag!

Micke 💛